Functioneel Beheerder Archiefsysteem

Functietype: Onderwijsondersteunend/staf
Organisatieonderdeel: Stafafdeling Informatievoorziening & Technologie
Standplaats: Alkmaar, Amsterdam, Delft, Den Haag, Haarlem, Rotterdam
Uren per week: 32-40

Salarisschaal: 10 (€3.471,10 - €5.170,32)
Dienstverband: Een tijdelijk dienstverband met uitzicht op een vast dienstverband
Reageren tot en met: 27-10-2024

Jouw meerwaarde

Wil jij als functioneel beheerder bij Inholland een belangrijke rol spelen in het verbeteren van onze digitale informatievoorziening? Met jouw expertise, innovatieve ideeën en advies kunnen we de informatiehuishouding moderniseren voor onze studenten en collega’s. Je werkt in een dynamisch team waar jouw inbreng direct bijdraagt aan de ontwikkeling van ons digitale archiefsysteem en alle informatiestromen in de ketens die daarop aansluiten. Sta je in de startblokken om samen met ons kennis toegankelijker te maken en anderen te inspireren groeien? Lees dan snel verder!

Inhoud functie

Archivering is een dienst van de afdeling Informatievoorziening en Technologie (IVT) / bibliotheek. Het bibliotheek team, jouw basis, ondersteunt onze hogeschool met het vinden, beheren en ontsluiten van kennisbronnen en bedrijfsinformatie. Naast archiefdiensten biedt het team, diverse diensten en ondersteuning op het gebied van (open) onderwijsondersteuning, open science & onderzoeksondersteuning, auteursrechten en het toegankelijk maken van informatiebronnen zowel externe bronnen als materialen van Hogeschool Inholland. Met 7 vestigingslocaties en ca. 100 opleidingen kom je dus in een hele interessante werkomgeving terecht. Nog een weetje, als team treffen we elkaar 1 dag per week op locatie in Haarlem.

In de afgelopen periode is ons nieuwe archiefsysteem Djuma en het beheer daarvoor ingericht. Jij gaat deze nieuwe functie verder vormgeven, wat volop kansen geeft voor modernisering van de informatievoorziening, archivering, bewaren en vernietiging. Hierin zorg je voor een goede samenwerking met de recordmanager, specialisten van diverse afdelingen en andere functioneel beheerders van verschillende applicaties/zaaksystemen. Met de implementatie van het archiefsysteem gaan alle (cloud) applicaties waar archivering een rol speelt met Djuma gekoppeld worden. Hiermee worden voortgang en uitvoering van belangrijke ketenprocessen inzichtelijk gemaakt. Zo bevorderen we Dossiergericht Werken (DgW) en ondersteunen we een procesgeoriënteerde manier van werken.

Jouw rol

In jouw nieuwe baan als functioneel beheerder begin je met het eigen maken van de ins en outs van het archiefsysteem Djuma voor optimaal gebruik binnen Inholland. Je werkt nauw samen met de recordmanager in een snel en dynamische veranderende implementatie omgeving. Je gaat binnen informatiehuishouding als geheel en ondersteuning bij de verdere implementatie van het archiefsysteem een belangrijke rol spelen. Je doorziet processen en systemen goed, denkt mee over oplossingen voor ingewikkelde situaties en kunt projectmatig werken. Zo kijk jij bijvoorbeeld naar informatiestromen binnen Inholland en hoe die kunnen worden aangesloten op het archiefsysteem. Je bent in gesprek met gebruikers en functioneel beheerders, zoekt raakvlakken met andere systemen waar data geproduceerd of getoond wordt en betrekt hen in de vervolgstappen. Daar neem je niet alleen Privacy & Security aspecten in mee maar uiteraard ook de andere informatie gerelateerde onderwerpen.

Je neemt deel aan overleggen en projecten over (toekomstige) informatievoorziening en adviseert daarover. Met jouw overkoepelende rol en ervaring kun jij samen met je collega’s de lijnen voor de applicatie-inrichting naar de gebruikerswensen adviseren, uitzetten en beheren. Vanuit je bevlogenheid deel je jouw visie over deze ontwikkelingen. Met oog voor de gebruikersbelangen én de belangen van adequaat functioneel beheer, want je kent de werkprocessen en de mogelijkheden én onmogelijkheden van de applicaties. En je schakelt tussen de gebruikersorganisatie en de IT leveranciers met de gebruikelijke beheer werkzaamheden. Samen met de recordmanager, specialisten en functioneel beheerders van Inholland werk je aan verbeteringen in de informatievoorziening en implementatie van een duurzaam archief.

Kortom een nieuwe functie met veel kansen voor jou, jouw kwaliteiten en harmonisering van de informatievoorziening als geheel binnen Inholland. 

Wie ben jij

  • Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de informatiekunde of een vergelijkbare richting. Aangevuld met specifieke kennis van en ervaring in informatiemanagement, zoals BISL;
  • Je hebt als functioneel beheerder goed ontwikkelde analytische vaardigheden waaronder het denken in systemen, informatiestromen en bedrijfsprocessen. 
  • Vanuit jouw onderzoekende houding en gezonde dosis nieuwsgierigheid ben je in staat om innovatieve oplossingen te verzinnen voor complexe uitdagingen. Je bent de kennispartner naar onze klanten en kunt hen adviseren.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, want je bent het eerste aanspreekpunt, gesprekspartner en vertegenwoordiger van informatievoorziening;
  • Je leeft je in de werkomgeving en bestaande structuren in, je bent je bewust van jouw rol daarin en maakt deze bespreekbaar.  
  • Je hebt een sterk organiserend vermogen en kunt resultaten binnen de gestelde deadlines van projecten leveren.

Wat bieden wij

  • Het betreft een tijdelijk dienstverband van 12 maanden met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Een bruto maandsalaris binnen schaal 10 (€3.471,10 - €5.170,32) bij een fulltime dienstverband. Jouw inschaling is afhankelijk van jouw werkpakket, ontwikkelde vaardigheden en opleiding.
  • Een werkweek van 40 uur per week, maar weet dat alles vanaf 32 uur per week ook bespreekbaar is.
  • Een goed te bereiken werkplek, in overleg met jou bepalen we de standplaats. Regelmatig treffen we elkaar als team op de locatie Haarlem. Alle gemaakte reiskosten met openbaar vervoer worden 100% vergoed. Je ontvangt een NS Businesscard. Reis je met eigen vervoer, weet dan dat je hierin beperkt vergoed wordt.
  • Een uitbetaling van een vakantietoeslag van 8% in mei.
  • Een uitbetaling van een eindejaarsuitkering van 8,3% in december.
  • Een thuiswerkvergoeding van €3,35 per thuisgewerkte dag van minimaal 4 uur en een vaste (aanvullende) internetvergoeding van € 10,- netto per maand.
  • Een goede pensioenregeling bij ABP (Pensioenfonds voor overheid en onderwijs).
  • Een ruime verlofregeling waarin je je eigen keuzes kunt maken. Bijvoorbeeld: bij een fulltime dienstverband én een gekozen werkweekvariant van 40 uur per week heb je jaarlijks 428 verlofuren. Dit zijn 53,5 vakantiedagen, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale en erkende feestdagen.
  • Je krijgt van ons genoeg ruimte (tijd) en ruime middelen (geld) voor professionele en persoonlijke ontwikkeling. 
  • Je bent bij ons verzekerd tegen gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

Onze hogeschool volgt de cao hbo, met een uitstekend pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bekijk hier de volledige arbeidsvoorwaarden van Inholland.

Jouw werkomgeving

Bij Informatievoorziening en Technologie (IVT) durf je jezelf te zijn. Je voelt je al snel thuis in onze open, vertrouwde werkomgeving met een diversiteit aan collega’s in een breed werkveld. Je komt terecht in een hecht team waarin we graag zien dat je elkaar stimuleert om telkens dat stapje extra te zetten. Hoe kunnen we studenten en collega’s buiten IVT nog beter faciliteren? Dat is de vraag die de verandering van onze afdeling nu in gang zet. Jij krijgt volop vrijheid en verantwoordelijkheid om invulling te geven aan de plannen van IVT en jouw specifieke team. We dagen je uit kansen te pakken en vernieuwingen vorm te geven. Het is leren en experimenteren zoals we dat ook van onze studenten vragen. Ook jou bieden we uitgebreide mogelijkheden om een leven lang te leren. Binnen onze hogeschool bieden we je volop support om door te groeien. Daarbuiten kun je meewerken aan leerzame projecten voor onderwijsinnovatie met IT in het hoger onderwijs. En via het samenwerkingsverband IT Circle Nederland kun je kennis delen met andere IT-professionals en zelfs stagelopen. Werken bij IVT is wat jij eruit haalt.


Als je bij ons komt werken, werk je samen met ongeveer 120 gedreven andere collega's dagelijks aan het ondersteunen van onze studenten en collega’s met essentiële voorzieningen. Je krijgt bij ons de ruimte om flexibel te werken. De meeste IVT-collega's werken vanuit huis of op onze locatie in Haarlem. Wil je meer weten over Onderwijs & Innovatie? Bekijk dan hier ons werkgeversverhaal: Werken bij Informatievoorziening en Technologie (IVT (inholland.nl)


Werken bij Hogeschool Inholland: Het verschil zit in jou

Ontwikkelen met een open blik


Werken bij Hogeschool Inholland vraagt om een open blik naar jezelf en jouw omgeving. Je krijgt bij ons de ruimte om jouw unieke talenten verder te ontwikkelen. En talent gaat bij ons niet alleen over wat je kunt: bij Inholland gaat talent ook over wie je bent. Als professional én als mens. Iemand met lef. Passie om bij te dragen aan de ontwikkeling van onze studenten. Een open blik en onderzoekende houding. Je hebt bij onze hogeschool zelf de regie over jouw eigen loopbaan en dat stimuleren we. Omdat jij en jouw talent telt.


Persoonlijk en dichtbij


Onze hogeschool voelt als thuis, een plek waar je jezelf kunt zijn, gekend en gewaardeerd wordt om wie je bent. Onze benadering is persoonlijk, dichtbij en inclusief: iedereen telt mee. En bij alles wat we doen, kijken we hoe we elkaar kunnen aanvullen, helpen groeien, sterker maken.


Bij onze hogeschool word je uitgedaagd om out of the box te denken, kansen te signaleren en te pakken. Zo komen verschillende disciplines, invalshoeken en organisaties samen. En helpen we elkaar om grote uitdagingen aan te gaan en om onszelf én elkaar steeds verder te ontwikkelen, als professional en als mens.

Sollicitatieproces

Zie jij kansen om ons te versterken? Dan zien wij jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt tot en met zondag 27 oktober 2024 reageren op deze vacature. 

  • In de week van 28 oktober kun je een eerste terugkoppeling verwachten 
  • Op donderdag 31 oktober vinden de eerste kennismakingen plaats in Haarlem
  • In de week van 4 november vinden de tweede gesprekken plaats.

Heb je inhoudelijke vragen of ben je nieuwsgierig naar onze werkomgeving? Neem contact op met Nicole Will (manager Bibliotheek). Nicole is bereikbaar via telefoonnummer 06-15279514.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Algemene vragen?

Neem dan contact op met
Marianne Hollestein, senior Wervingsadviseur
Tel.: 06 21 11 55 06

Is onze collega niet bereikbaar?

Vraag een terugbelverzoek aan. Dan zorgen wij dat je wordt teruggebeld.



Je kunt je vraag ook via e-mail sturen naar werken@inholland.nl. Belangrijk om te weten: Wij nemen via e-mail geen sollicitaties in behandeling. Solliciteer daarom via het sollicitatieformulier onderaan deze pagina.

Deel deze vacature

; ;