Vier studenten Facility Management ontwikkelden in opdracht van Facilicom een werkplekconcept voor een kantoorverdieping van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Welke mogelijkheden zagen zij?
Een nieuw werkplekconcept voor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
Sinds corona werkt iedereen thuis en heeft digitaal vergaderen een vlucht genomen. De verwachting is dat individueel werken ook na corona vooral thuis zal plaatsvinden. En dat kantoren zich zullen richten op samenwerken. Facilicom vroeg de studenten van Inholland Facility management om voor VRNHN een nieuw werkplekconcept te ontwikkelen.
Bij de opleiding Facility Management leren de studenten vanaf dag 1 door te werken aan praktijkopdrachten. Samen met nog twee andere studenten kozen eerstejaarsstudenten Amanda Tilburgs (26) en Stephan Topelen (32) een opdracht voor Facilicom, een facilitaire aanbieder. Een van de klanten van Facilicom is de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (VRNHN). Deze organisatie heeft een kantoorgebouw met ongeveer 250 werkplekken en zo’n 200 bureaus. Sinds corona werkt iedereen thuis en heeft digitaal vergaderen een vlucht genomen. Facilicom vroeg de studenten van Inholland om voor VRNHN een nieuw werkplekconcept te ontwikkelen.
Lange looptijd
Zowel Amanda als Stephan kozen voor de opdracht van Facilicom vanwege de looptijd. Amanda startte met zich heel bewust inlezen in alle opdrachten. ‘De opdracht voor Facilicom was voor een langere periode, en omdat wij net waren begonnen met de studie, vond ik dat fijn. Zo kon ik me namelijk iets beter verdiepen in het facilitaire aspect. Ook de inhoud trok me wel: het inrichten van iets heel nieuws.’ Voor Stephan speelde mee dat de opdrachtgever daadwerkelijk iets met het advies wilde doen. ‘Dan kun je echt een constructieve bijdrage leveren.’
Samen plozen ze eerst de opdracht uit en planden toen een meeting met de opdrachtgever, David van der Heiden. Daaruit werd duidelijk wat hij voor ogen had: meer vergaderrruimtes en moderniseren van die ruimten, bijvoorbeeld met apparatuur en zit-stabureaus. Ook wilde de opdrachtgever graag weten hoe ze medewerkers in het concept konden meenemen, bijvoorbeeld door het gebouw huiselijker te maken.
Wat kan Facilicom leren van studenten Facility Management?
Het opdrachtteam voerde veel gesprekken met elkaar en een aantal gesprekken met de opdrachtgever. Verder deden de studenten veel deskresearch om kennis te vergaren en tot ideeën te komen. Ook hebben ze veel gehad aan het leerarrangement duurzaamheid dat op school werd gegeven’. Stephan heeft lange tijd bij Facebook Amsterdam gewerkt. Daar heeft hij veel informatie vandaan gehaald. ‘Dat is niet echt een bron-bron, maar wel een bewezen concept. In de Harvard journal vond ik interessante informatie over werkplekconcepten, bijvoorbeeld informatie over huiselijke sfeer en lichtinval. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij multinationals zoals Facebook en Google. Ik denk dat die zich heel bewust zijn van het inrichten van een goede werkomgeving. Ze willen immers goede werknemers behouden.’
Menselijke aspect verkennen
De samenwerking binnen het opdrachtteam verliep aanvankelijk niet optimaal. De studenten kenden elkaar nog niet, toen ze samen deze opdracht indoken. Amanda: ‘Mijn ideeën uiten deed ik pas tegen het einde van de opdracht. Ik heb nu wel geleerd dat ik eerder aan de bel moet trekken als de samenwerking niet helemaal goed verloopt.’ Stephan kende alleen medestudent Wouter. ‘Aan Amanda en Chaimae had ik eigenlijk eerst moeten vragen: wat vinden jullie prettig en wat willen jullie? Ik heb daarvan geleerd dat ik, voor ik aan een opdracht begin, eerst het menselijke aspect moet verkennen. In de volgende opdracht, zijn we als nieuw team gestart met het op papier zetten van onze sterke punten en valkuilen. Van mezelf weet ik dat ik best wel de boventoon kan voeren. Ik ben 32 en heb al veel werkervaring. Bij Facebook was ik jarenlang de hoogste beveiligingsbeambte; mijn wil was daar wet. Maar ik heb natuurlijk niet altijd gelijk. Dus ik heb geleerd dat ik af en toe een paar stapjes terug moet doen. Andere meningen zijn net zo belangrijk als die van mezelf.’
Gebruik van elkaars kwaliteiten
Toch hebben ze met elkaar een goed resultaat neergezet, vinden ze. Ze hebben gebruik gemaakt van elkaars kwaliteiten. Amanda opperde bijvoorbeeld het idee om gebruik te maken van de tool floorplanner om een 3D-ontwerp te maken. Teamgenoot Wouter verdiepte zich daar vervolgens in. ‘Dat heeft tot een mooi ontwerp geleid. Met zo’n visualisatie konden we iedereen meenemen in onze ideeën.’ Stephan benoemt dat iedereen verzorgde stukken heeft aangedragen. ‘Ik denk dat we trots mogen zijn. Er staat echt iets, zeg maar. Ik vind het heel prettig dat ik heb kunnen bijdragen aan ideeën om te moderniseren en aan ideeën om een huiselijke sfeer te creëren op kantoor. Mensen die zich thuis voelen op hun werk, zoeken doorgaans ook niet naar een nieuwe baan. Dat zorgt ook voor behoud.’
Amanda is vooral trots op hoe ze het met z’n vieren hebben neergezet. ‘Je bent eerstejaars, je stapt met z’n allen in iets nieuws waarvan je nog totaal geen kennis hebt. Het is best een kunst om dan iets concreets neer te zetten.’ ‘En voor onze eigen ontwikkeling kunnen we de opdracht verantwoorden’, vult Stephan aan. ‘We kunnen erop reflecteren. We hebben veel kennis opgedaan, die we kunnen meenemen voor een volgende opdracht.’
Contact met opdrachtgever
Het contact met de opdrachtgever verliep op een prettige manier. Stephan: ‘Hij luisterde goed. Toen wij ons realiseerden dat deze opdracht te groot was voor eerstejaars, begreep hij dat meteen. We hebben ons vanaf dat moment op één verdieping gericht in plaats van op het hele gebouw.’ Dat de opdrachtgever zich bewust afzijdig hield wat de ideeën betreft, vinden beiden studenten positief. ‘Zo konden wij met een frisse blik zélf op zoek gaan.’ Wel konden ze altijd terecht met vragen of als ze ergens tegenaan liepen. Amanda: ‘Hij was heel bereikbaar en open. We konden fysiek natuurlijk niet langskomen. Maar het was wel belangrijk dat we een beeld hadden. Dus David stuurde ons foto’s, video en een plattegrond, om de opdracht concreter te maken.’
Van 3 naar 8
Terugkijkend geven ze de opdracht een 8. ‘In het begin niet hoor’, lacht Stephan. ‘Toen was het voor mij een 3. Omdat je niet weet waar je moet beginnen. Je kent niemand, nieuwe opleiding, nieuwe opleidingsvorm, lange opdracht, heel intensief… Naarmate het einde in zicht kwam, kwam er meer structuur en hadden we tussentijds resultaat. Dat maakt voor mij dat ik er uiteindelijk een 8 voor wil geven. School zou ik echter adviseren om deze opdracht pas aan het eind van het eerste jaar te laten doen, en niet aan het begin.’
Amanda: ‘Het was een uitdaging om te kijken wat je er zelf van kunt maken. Maar het ging steeds meer leven. Daarom geef ik de opdracht ook een 8.’
‘Ik vind het belangrijk om een bijdrage te leveren aan zelfontwikkeling’
Werkveldpartner David van der Heiden, Senior Facility Coordinator bij Facilicom: ‘Een van onze klanten is de VHRNH. Bij veel organisaties is sinds corona de vraag: hoeveel zin heeft het nog om een kantoor in te richten dat gericht is op individueel werken als thuiswerken ook prima verloopt? We weten nog niet precies hoe alles zal gaan, maar één ding is zeker: kantoorgebouwen zullen meer gericht zijn op teams en samenwerken. Aan de studenten van Inholland hebben wij daarom gevraagd om voor VRHNR een nieuw werkplekconcept te bedenken.
In een startbijeenkomst hebben wij het vraagstuk, een soort visievraagstuk, heel open voorgelegd. In het begin was het voor hen lastig om mee om te gaan, merkte ik. Ik had ze gevraagd om drie scenario’s te ontwikkelen, maar op advies van hun docent kwamen ze op een bepaald moment bij mij terug met de boodschap dat ze één scenario zouden ontwikkelen. Dat vond ik prima. Daarna ben ik ze inhoudelijk iets meer gaan coachen.
Hoe verliep de samenwerking?
Ik vond het een leuke club studenten. Ze waren heel enthousiast en zijn hun afspraken nagekomen. In de digitale overleggen waren ze prima voorbereid. Ze hadden een duidelijke rolverdeling, daar hadden ze over nagedacht. In het verslag achteraf las ik dat ze intern wel wat strubbelingen hadden gehad. Als ik hen een tip mag geven: als opdrachtgever wil ik best weten waar zij tegenaan lopen. Dan kan ik hen leren hoe we dat in mijn team oplossen bijvoorbeeld. Dat past ook bij wat wij binnen Facilicom uitdragen. Zelfontwikkeling staat bij ons namelijk hoog op de agenda en ik vind het belangrijk dat ik daaraan bij de studenten een bijdrage kan leveren.
Wat vind je van het resultaat?
De studenten hebben een rapport opgeleverd dat van A tot Z onderbouwd is. Ze hebben veel werk gestopt in de datakant, zoals de consequenties op arbogebied. Ik vond het verrassend dat ze er zo diep ingingen. Daarnaast hebben ze een visualisatie in 3D gemaakt, waar je digitaal doorheen kunt lopen. Alle functies komen erin terug; elke functie vraagt om een ander voorzieningenniveau (bijvoorbeeld creatief samenwerken of bureauwerk).
Het advies past bij de vraag, maar het is niet heel innovatief: het bevat geen voorzieningen die in Nederland nog niet bestaan. Dat had ik eigenlijk ook niet verwacht – echt innovatief zijn is voor ons al lastig, laat staan voor eerstejaarsstudenten. Maar wat meer durf zou mooi zijn. Ik ben nieuwsgierig wat er zou uitkomen als ze dit over twee jaar nog een keer doen. Dan zijn ze waarschijnlijk al iets kritischer en assertiever. Het resultaat is echter absoluut voldoende om aan de opdrachtgever voor te leggen. De visualisatie ga ik dan ook zeker met de opdrachtgever delen.
Of dit voor herhaling vatbaar is? ‘Jazeker. Ik zie een mooie link tussen wat Facilicom doet en wat Inholland doet. De studenten hebben voor ons een hoop denkwerk gedaan. Dat hoeven wij nu niet meer te doen, dus het heeft meerwaarde.’
Opdrachtcoach Sara Steenkamp: ‘Ik vond het echt mooi om als coach betrokken te zijn bij deze opdracht. Het was een pittige opdracht; ik had hem bij wijze van spreken ook in mijn vorige baan als huisvestingsadviseur kunnen krijgen. Tegelijkertijd is het juist voor onze eerstejaarsstudenten de uitdaging om de opdracht zo af te bakenen dat de opdracht past bij wat zij kunnen. Ze zijn eerst zelf gaan kijken wat ze konden vinden aan kennis. Daarna hebben we met elkaar doorgesproken: “Wat willen jullie leren? Waar lopen jullie tegenaan?” Ook voor mij als coach was het zoeken. Want hoeveel vertel je en hoeveel laat je studenten zelf uitzoeken? De uitdaging zit hem er voor mij in dat ik niet direct de docentrol oppak en theorie overdraag; het is immers juist mooi om te zien wat studenten zelf al weten en vinden. Ik ben echt trots op wat dit team in deze opdracht heeft bereikt. Hun eigen inbreng zoals gordijnen voor privacy en de 3D-visualisaties zijn supersterk. Ik kan niet wachten om te zien wat deze studenten nog meer gaan bereiken.’
