Hoe ziet onze facilitaire organisatie eruit? Aan wie bieden we welke diensten aan? Welke trends en ontwikkelingen zijn er? Die vragen legde Jeugdbescherming Regio Amsterdam neer bij de eerstejaarsstudenten van de opleiding Facility Management. Vijf studenten maakten een facilitaire scan. Ze bundelden hun bevindingen in een brochure.
Bij de opleiding Facility Management leren studenten vanaf dag één door te werken aan praktijkopdrachten. Studenten kiezen aan welke vraagstukken ze willen werken en welke indicatoren ze daarmee willen bewijzen. Rianne van Kuijk en Babette Out kozen een opdracht voor Jeugdbescherming Regio Amsterdam. Samen met drie andere studenten brachten ze de facilitaire organisatie in kaart. Jeugdbescherming wilde een overzicht van de diensten die ze aan klanten aanbieden. Ook wilde de organisatie weten wat belangrijke aandachtspunten zijn en welke facilitaire trends en ontwikkelingen er zijn.
Rianne koos bewust voor deze opdracht. “Voordat ik aan deze opleiding begon, werkte ik drie jaar in de kinderopvang. Daardoor wist ik van het bestaan van Jeugdbescherming. Nu was ik benieuwd naar de andere kant.” Babette leek dit ‘een mooie instapopdracht’. Ze vermoedde dat het in kaart brengen van de facilitaire dienst haar een mooi beeld geeft van hoe FM er in de praktijk uitziet. “Dat klopte helemaal. Ik vond het een superleuke opdracht. Het gaf mij een goede boost voor de rest van mijn studie.”
Door de coronamaatregelen konden maar twee van de vijf studenten naar het kantoor van Jeugdbescherming om de ‘facilitaire scan’ uit te voeren. Ook daar was alles anders. Rianne: “Normaal zijn er bij Jeugdbescherming zo’n 500 medewerkers op kantoor. Nu heb ik er misschien tien gezien.” Rianne vond het interessant om ‘de achterkant’ van de organisatie te bekijken. “We liepen door het gebouw en dachten: is er een gastvrij gevoel? Moet je lang wachten? Betalen mensen voor koffie? Normaal kijk je daar niet zo snel naar als je ergens komt.” Babette: “Ik vond het vooral leuk dat we niet alleen de medewerkers, maar ook de cliënten in ons onderzoek moesten meenemen.”
De studenten keken ook wat ontbreekt of wat beter kan. Kachels en lichtschakelaars kunnen bijvoorbeeld duurzamer. Babette: “Jeugdbescherming kan er niet zelf een smart building van maken. Ze huren het pand en zitten vast aan een contract, dus veel zaken liggen bij de eigenaar.” Ook vanuit coronaoogpunt zijn er verbeterpunten. “Draaikranen zijn niet heel hygiënisch nu. Ook was er geen zeepdosering. Dat hebben we meteen aangeven.” Een andere tip ging over de kantine, waarnaast ook werknemers werken. “Op de gang hing een sterke etenslucht”, herinnert Rianne zich. “Ik zou het niet lekker vinden als ik de hele dag die geur zou ruiken. Dat is ook een verbeterpunt.”
Het contact met de opdrachtgever, Karen Hoogeboom, teammanager Facilities & Hospitality, hebben de studenten als heel positief ervaren. Babette: “Ze reageerde altijd supersnel en was heel enthousiast.” Rianne: “Tijdens ons bezoek gaf ze een rondleiding door het gebouw. We waren er wel twee uur en voelden ons heel welkom. We merkten dat ze echt wil bijdragen aan het onderwijs.” De studenten hebben hun bevindingen gebundeld in een brochure. De feedback van de opdrachtgever was heel positief. Rianne: “We hoefden maar één dingetje aan te passen en Karen vroeg meteen of ze het mocht delen met anderen.”
Hoe leuk ze deze opdracht ook vonden, teleurstellend voor Rianne en Babette is dat ze met deze opdracht geen enkele indicator kunnen aantonen, omdat ze bijna nergens een verantwoording van hebben. “Vanuit school hadden we op dat punt meer sturing gewild”, vindt Babette. Rianne vult aan: “Achteraf blijkt dat we bijvoorbeeld een enquête onder de medewerkers hadden kunnen houden om ons verhaal beter te onderbouwen.” Babette: ‘Als eerstejaarsstudenten weet je nog niks. We wisten dus ook niet goed welke vragen we moesten stellen aan onze coaches.”
Al met al genoten ze van de opdracht en hebben ze veel geleerd. Rianne: “We gingen er blanco in en kwamen er met heel veel kennis uit.” Babette: “We hebben nu basiskennis over FM. En je let op zoveel meer.” Rianne: “Daarnaast leerden we goed samenwerken. We kenden elkaar nog niet. Dus het was puzzelen: wie neemt er de leiding? Wie loopt er rond in het gebouw? Wie interviewt de opdrachtgever?” Babette: “We weten nu dat we notulen moeten bijhouden en regels moeten opstellen voor de samenwerking. Dan kun je elkaar feedback geven zonder dat het een obstakel wordt. En zorgen voor bewijsstukken waarmee we indicatoren kunnen aantonen.”
Beiden zijn het erover eens: een opdracht als deze is bij uitstek geschikt om je studie mee te beginnen. Hun advies aan school is: zorg ervoor dat álle eerste opdrachten zo zijn. Babette: “Het was een fijne samenwerking bij een interessant bedrijf. Daarom hebben wij ons nu allebei voor een nieuwe opdracht voor Jeugdbescherming ingeschreven.’
Opdrachtcoach Johan Tjoelker: “Voor deze studenten was dit de eerste opdracht. Het is mooi om te zien hoe zelfstandig en enthousiast ze aan de slag zijn gegaan. En hoe trots ze zijn op wat ze voor Jeugdbescherming hebben opgeleverd. In korte tijd hebben ze veel geleerd over facility management; dat is heel waardevol.
Jammer genoeg konden ze geen indicatoren aantonen. Voor zowel de studenten als de coaches was dit een belangrijk leermoment. Het is belangrijk dat de studenten aan het begin van de opdracht helder krijgen wat zo’n opdracht bijdraagt aan hun ontwikkeling. Welke kerntaken en duurzame vaardigheden kunnen ze aantonen? Als ze dat bij de start al goed weten, kunnen ze de uitvoering van de opdracht verbreden of verrijken.”
Werkveldpartner Karen Hoogeboom, teammanager Facilities & Hospitality bij Jeugdbescherming: “De meerwaarde van het hbo is de vertaalslag naar de praktijk. Ik geloof in de koppeling tussen onderwijs en praktijk. Daarom draag ik graag bij aan het leerproces van studenten. Dat zie ik óók als een product, naast dat wat de studenten opleveren in hun opdracht.
Jeugdbescherming telt vijfhonderd medewerkers. FM is een onderdeel van het cluster hospitality. Babette en Rianne brachten de facilitaire organisatie in kaart. Ze keken met een open blik, liepen rond in het pand en stelden veel vragen. Hun resultaten en adviezen staan in een brochure. Natuurlijk geeft een vierdejaarsstudent een ander advies dan een eerstejaarsstudent, maar wat ze hebben gedaan vind ik heel fijn. Het is zo leuk om te lezen hoe zij ons ervaren. Juist omdat zij ons nog niet kenden. Ze gaven ook een paar corona-adviezen. Geen dingen die ik zelf niet had kunnen bedenken, maar wel waarvan ik dacht: oh ja! Ze kijken met een frisse blik. Een paar dingen zijn al doorgevoerd. Zo staan er nu op verschillende plekken zeeppompjes, zodat medewerkers zelf hun werkplek kunnen schoonmaken. En in de toiletruimtes willen we een apparaat ophangen waar steeds maar één handdoekje per keer uitkomt. We kunnen zeker een bijdrage leveren aan meer duurzaamheid, dat vinden wij ook belangrijk.
Ik vind dit zeker voor herhaling vatbaar. Bij de opleiding heb ik zelfs al nieuwe opdrachten neergelegd. Het is wel even zoeken naar de juiste interactie. Zo wist ik wél wanneer de opdracht voor de studenten beschikbaar kwam, maar hoorde ik niet of studenten zich hadden ingeschreven. Het is dan toch even afwachten wat er gebeurt. Mijn advies aan de opleiding: betrek opdrachtgevers goed bij de opdracht, zodat ze daar beter op kunnen inspelen. En mijn advies aan andere werkveldpartners is: als je in het onderwijs wil investeren, stap er met de juiste verwachtingen in.”
