Nieuwe regeling en boekingstool voor duurzaam internationaal reizen
Inholland zet zich in voor duurzaamheid en streeft daarbij naar duurzame mobiliteit. Ook bij internationale reizen willen we grip houden op CO2-uitstoot. Vanaf 17 april 2023 kiest Inholland daarom voor duurzame reisopties bij buitenlandse dienstreizen, die minder belastend zijn voor het milieu. Dit is verwoord in de nieuwe regeling voor internationale dienstreizen.
De volledige tekst van de nieuwe regeling is te vinden op Weten & Regelen. Internationale reizen kun je vanaf nu ook zelf boeken via de boekingstool van VCK, het reisagentschap van Inholland.
Vanaf 17 april 2023
- vragen we je om bewuste keuzes te maken ten aanzien van (buitenlandse) dienstreizen;
- reis je per trein als jouw reis acht uur of minder duurt per enkele reis;
- boek je zelf jouw reis en verblijf via AirGo, de boekingstool van VCK;
- vindt accordering van je geboekte reis digitaal plaats. Je hoeft niet meer vooraf een aanvraagformulier in te vullen;
- ontvang je voor uitgaven ter plaatse een vaste dagvergoeding. Je vraagt de vergoeding aan via HR2day;
- kijken we op centraal niveau of de gekozen opzet tot een reductie leidt van de CO2-uitstoot van dienstreizen;
- monitoren we niet op individueel niveau. Het gaat om eigen verantwoordelijkheid en het gesprek over hoe we met elkaar bijdragen aan een groene hogeschool.
Duurzaam reizen
Om reisbewegingen bij onze hogeschool te verduurzamen sturen we bij Inholland op ‘verantwoordelijk reizen’. Dit betekent dat we van je verwachten dat je voor iedere potentiële reis zorgvuldig afweegt of reizen werkelijk noodzakelijk is. En als reizen nodig is, dat je dit op zo duurzaam mogelijke wijze doet. We werken daarmee aan een evenwicht tussen de noodzaak om internationaal samen te werken en de noodzaak om een bijdrage te leveren aan het oplossen van de klimaatcrisis.
Van vliegtuig naar trein
In de nieuwe regeling voor internationale reizen is voor reizen met een reistijd van acht uur of korter het reizen per trein de norm. Reizen met het vliegtuig op deze trajecten is in principe niet meer mogelijk, de kosten worden niet vergoed. Ook bij reizen met een langere reistijd stimuleren we het reizen per trein. Voor verschillende Europese bestemmingen hebben we alvast in kaart gebracht hoelang een reis per trein duurt. En het verschil in reistijd en uitstoot van deze treinreizen ten opzichte van een vliegreis naar de betreffende bestemmingen.
Vaste vergoeding voor uitgaven ter plaatse
Nieuw is ook dat je bij internationale reizen een vaste vergoeding ontvangt voor uitgaven tijdens het verblijf in het buitenland. De vergoeding voor uitgaven ter plaatse volgt uit de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen. Je hoeft voor de uitgaven waar de vergoeding voor is geen betaalbewijzen meer te overleggen. Dat scheelt een hoop tijd. Alle voorwaarden lees je in de regeling. Je vraagt de vergoeding aan via HR2day, door achtereenvolgens te kiezen voor Wijziging aanvragen, Vergoedingen en Vergoeding uitgaven buitenlandse reis. Nadere uitleg over het aanvragen van de vergoeding vind je in HR2day zelf.
Boeken via VCK
Heb je akkoord voor een dienstreis naar het buitenland? Je kan vanaf nu zelf de reis (inclusief verblijf) boeken via de boekingstool van VCK. Bekijk hier de uitleg over hoe de tool werkt. Is jouw reis niet te boeken via de boekingstool of heb je vragen over het boeken van de reis, neem dan contact op met de travel agents van VCK via het aanvraagformulier voor buitenlandse reizen, via tel 088 120 1913 of e-mail rotterdam@vcktravel.nl, op doordeweekse dagen tussen 9.00 en 17.30 uur. Het is niet mogelijk om reizen buiten VCK om te boeken, tenzij VCK aangeeft een reis niet te kunnen organiseren of je reis onderdeel is van een groepsreis met studenten.
Boek je jouw reis via de boekingstool, dan is het niet nodig om een aanvraagformulier voor buitenlandse reizen in te vullen. Goedkeuring van de boeking vindt plaats via het systeem. Boek je via een travel consultant van VCK, dan vul je voor of na het contact met VCK een aanvraagformulier voor buitenlandse reizen in. Dit formulier tekent je leidinggevende voor akkoord.
Meer informatie
Meer informatie over het aanvragen en boeken van reizen lees je in de regeling en op Iris onder Weten & Regelen. Ook is er een uitgebreide FAQ beschikbaar. Heb je naar aanleiding van de regeling of dit bericht nog vragen? Neem dan contact op met het Service Center HRM, e-mail: servicecenter.hrm@inholland.nl, van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 en 16.30 uur, of telefonisch via 023 522 31 23.