Wat er op 1 april verandert bij onze hogeschool

Over een paar weken is het 1 april, de start van de organisatieverandering. Tijdens de onlinebijeenkomst van 2 maart hebben we geconstateerd dat er verschillende beelden leven over wat er dan precies gebeurt en wat dit betekent voor jou als collega. Daarom lichten we graag toe wat er op 1 april wel en niet verandert. Vanaf die datum verandert de interne organisatie en geldt de nieuwe organisatiestructuur. De oude organisatiestructuur vervalt. 

De belangrijkste verschillen tussen de oude en nieuwe organisatiestructuur zijn:

Wat betekent dit voor jou?  

1 april: iedereen heeft een voorlopige plek in de nieuwe structuur
Op 1 april heeft elke Inholland-collega een voorlopige plek in de nieuwe organisatiestructuur. Je weet dan in welk team je bent ingedeeld en wie de leidinggevende van je team is. Dat geldt ook voor collega’s in functiecategorieën waar nog boventalligheid bestaat.

Vanaf 1 april leg je verantwoording af aan de leidinggevende binnen de nieuwe organisatiestructuur, dus niet meer aan de leidinggevende uit de huidige structuur. Het kan zijn dat er door deze overgang tijdelijk gaten in de bezetting ontstaan. Als dat gebeurt, nemen we passende tijdelijke maatregelen om dit op te lossen. Bijvoorbeeld wanneer iemand start in een leidinggevende rol en daardoor een andere plek vrijkomt.

 Op 1 april start het plaatsingsproces binnen alle teams
Wanneer iedereen in een team is ingedeeld, start ook het plaatsingsproces. In dit proces brengen we de formatie (het aantal medewerkers (of fte’s) dat voor een bepaalde taak, afdeling of functie is vastgesteld) per functiecategorie binnen elk team in lijn met de gewenste formatie uit de vastgestelde herinrichtingsplannen.

Op 1 april kan het voorkomen dat in sommige functiecategorieën tijdelijk meer collega's zijn dan de gewenste formatie, terwijl er in andere functiecategorieën juist nog collega’s ontbreken. Ook kunnen functies in de nieuwe organisatie vervallen, inhoudelijk veranderen of nieuw ontstaan.

Met behulp van het plaatsingskader werken we toe naar een evenwichtige formatie. Op 7 april lichten we dit plaatsingskader uitgebreid toe tijdens de online bijeenkomst.

Het is belangrijk om te benadrukken dat deze fase tot 1 december draait om vrijwillige mobiliteit. Er is geen sprake van gedwongen verplaatsingen. Collega’s kunnen in deze periode hun wensen en voorkeuren aangeven. 

Op 1 april start het proces van invoering van nieuwe werkwijzen en taakverdelingen
Alle (niet-leidinggevende) Inholland-collega’s doen op 1 april nog hetzelfde werk als wat ze deden op 31 maart. Vanaf 1 april gaan leidinggevenden binnen de nieuwe organisatiestructuur stap voor stap nieuwe werkwijzen en taakverdelingen invoeren. Dat doen zij in nauwe samenwerking met hun medewerkers en andere betrokkenen.

De periode van 1 april tot 1 juni zien we als een overgangsfase. In deze weken bereiden we samen de veranderingen in werkwijzen en taakverdeling voor. Ook passen we onze IT‑systemen op de nieuwe organisatiestructuur aan. Dit is een fase waarin we geleidelijk toewerken naar een soepele start op 1 juni. In hoeverre werkwijzen en taakverdelingen gaan veranderen, verschilt per team.

In alle gevallen zijn er twee belangrijke uitgangspunten:

1. Totdat de leidinggevende duidelijk aangeeft dat er een nieuwe werkwijze of taakverdeling geldt, blijven we werken zoals we dat nu doen.
2. Als het om wijzigingen gaat die effect hebben op andere onderdelen van de organisatie vindt hierover eerst afstemming plaats in het directieteam.

Veranderaanpak: we doen dit samen, als één Inholland
We hebben gekozen voor de aanpak dat leidinggevenden samen met hun team de invoering van nieuwe werkwijzen en taakverdelingen vormgeven binnen de nieuwe structuur. Het invullen van leidinggevende functies in de nieuwe structuur was daarbij de eerste stap: eerst de directeuren, daarna de managers en vervolgens de teamleiders.

We doen dit samen, als één Inholland. We vertrouwen op het leiderschap en onze professionaliteit.  Daarom zijn we tegelijkertijd ook gestart met een leiderschapsprogramma voor alle leidinggevenden.

 Bij een verandering in een grote en complexe organisatie als de onze is niet alles van tevoren te voorspellen. Het is onvermijdelijk dat er in de eerste periode veel vragen zijn en er ook zaken misgaan. Dan zoeken we elkaar op, luisteren we naar elkaar en leren we als één Inholland. Waar nodig verbeteren we, sturen we bij en houden we het momentum vast. Daarbij kijken we verder dan het eigen team en werken we samen over grenzen van teams, locaties, faculteiten en diensten heen.

Zo laten we zien wie we zijn: een lerende, veerkrachtige organisatie met collega's die elkaar versterken, als één Inholland.

Afronding en overdracht door leidinggevenden
Tot slot: leidinggevenden die een nieuwe functie krijgen en leidinggevenden die niet in de nieuwe structuur zijn benoemd, ronden hun huidige werkzaamheden af en dragen die over aan de leidinggevenden in de nieuwe structuur. Hoe dit precies gebeurt, stemmen we de komende periode af. Betrokken collega's worden hierover tijdig geïnformeerd.    

Samen vooruit
Heb je vragen of zorgen, dan kun je terecht bij je leidinggevende (tot en met 31 maart bij jouw huidige leidinggevende, vanaf 1 april bij jouw nieuwe leidinggevende in de nieuwe organisatiestructuur). Leidinggevenden zijn goed aangesloten op het proces, maar hebben in deze fase soms ook nog niet op alle inhoudelijke vragen een antwoord. Je kunt je vragen ook stellen tijdens de onlinebijeenkomst van 7 april.

Samen maken we het verschil en bouwen we aan een eenvoudige organisatie, waarin we elkaar als één Inholland versterken. 

Vragen? Stuur een mail sturen naar fitforthefuture@inholland.nl. Veelgestelde vragen en antwoorden vind je via Weten & Regelen op Iris.