De 21ste verjaardag van Inholland met.... Brigitte Spa
Streven naar optimaal toegankelijke procedures voor studenten
Brigitte Spa, manager studentenadministratie bij Hogeschool Inholland, ging na de havo meteen aan het werk in de beste viswinkel van Haarlem. “Ik woonde boven de winkel. Het was een leuke baan, waar ik ontzettend veel heb geleerd. Telkens bedacht ik iets nieuws om de handel te verbeteren en was daar heel gepassioneerd in. Dat zit in mijn karakter. Op mijn 39ste besloot ik dat het tijd was voor iets anders.”
Na een kleine omweg, solliciteerde ze als medewerker bij de studentenadministratie van Inholland. Sinds dat moment heeft ze elke kans die zich voordeed om te groeien in haar functie aangegrepen. “Ik ben nu 61 en leer nog steeds. Superleuk!” De administratie zat in de beginjaren in een klein en oud gebouwtje van de voormalige HTS. “Pas later kwam de nieuwbouw waar vanwege de enorme groei aan studenten geen plek was voor de ondersteunende afdelingen. We weken kortstondig uit naar de toenmalige Pabo-locatie in Hoofddorp. Omdat we nog niet digitaal werkten ontvingen we studenten aan de balie. Dat ging daar niet. Gelukkig gingen we weer terug naar Haarlem.”
Omringd door papier
Toen Brigitte begon bij de administratie werden zij en haar team omringd door papier. “Soms nam ik zelfs een stapel aanmeldingen onder mijn arm mee naar huis om daar verder te werken. Anders kregen we alle gegevens niet op tijd verwerkt. Bij naderende deadlines had ik zo’n vijfentwintig uitzendkrachten extra rondlopen. Nu zijn dat er hooguit vier.”
Kratten met pakketjes op de post
De procedures van nu zijn niet meer te vergelijken met vroeger toen de toekomstige student op verzoek aanmeldformulieren kreeg opgestuurd. Samen met uitgebreide instructies over welke gegevens nog meer retour moesten. Brigitte: “Die pakketjes gingen met kratten tegelijk naar de post en kregen we in kratten weer terug. Daarna begon het lopende band werk: alfabetisch ordenen, datum stempelen, controleren en vaak weer terugsturen omdat iets ontbrak of niet goed was ingevuld. Ik heb in die eerste jaren in de piekperiodes regelmatig zestig uur in de week gewerkt. Pittig maar ook heel leuk en uitdagend. Kwam er weer een hele stoet studenten uit China, waar we acuut iets mee moesten. Ik heb er goede herinneringen aan. Nu zouden we die werkstroom chaotisch noemen maar toen wisten we niet beter.”
Grote veranderingen kunnen soms beter in kleine stappen
Ze kan het zich nu niet meer voorstellen, maar twintig jaar geleden had elke locatie nog een eigen studentenadministratie met elk een andere werkwijze. Het kwam zelfs voor dat een aangemelde student op de ene locatie werd afgewezen maar op de andere werd aangenomen. De toetsingscriteria waren vaag of werden niet goed toegepast. Brigitte maakte zich hard voor centralisering. “Het College van Bestuur vreesde dat het een negatief effect zou hebben op het contact tussen locatie en studenten. Ik leerde toen dat groter veranderingen soms beter in kleine stappen georganiseerd kunnen worden en stelde voor om per locatie een accountmanager aan te stellen. Dat hielp. Na verloop van tijd was deze coördinator helemaal niet meer nodig. We konden vanuit Haarlem alles prima regelen. Nu werken we met een goed uitgeruste backoffice en beleidsadviseurs met uiteenlopende expertises.”
De hele dag post scannen
Met de komst van het centrale digitale administratiesysteem zocht Brigitte naar iemand die niet schrikt van het ordenen en door laten stromen van omvangrijke aantallen. “Ik vond zo iemand; in het begin was hij de hele dag bezig post aan het inscannen en die te verdelen per locaties met een aantekening wat er mee moest gebeuren. Nu is hij een van mijn functioneel beheerders.” De digitalisering van de administratie verfijnt zich nog steeds, maar ooit waren er collega’s die niet met twee schermen wilden werken. Brigitte vertelt: “Zij printten alles uit. Dat was niet efficiënt. Die efficiency bereikten we vooral met de komst van Studielink, het landelijke aanmeldsysteem.”
Streven naar toegankelijke procedures voor studenten
Brigitte streeft naar optimaal toegankelijke procedures voor studenten. “Ik zeg vaak: ‘Wij zijn er zodat studenten zich goed en correct inschrijven, kunnen doorstromen en zich aan het eind van hun studie weer kunnen uitschrijven. Liefst met diploma’. Daaromheen zitten veel administratieve processen, zoals het organiseren van de studiekeuze-check, het afnemen van toelatingstoetsen en alle communicatie rond het compleet maken van de dossiers. Het is aan ons om die processen te stroomlijnen. We hebben ook een financiële verantwoordelijkheid. De rijksbijdrage voor onze budgetten is immers gebaseerd op het aantal studenteninschrijvingen. Om het proces optimaal te houden, organiseren we studentenpanels en vragen we regelmatig of ons aanbod volledig is.”
Hoe was jij op je 21ste?
Toen werkte ik al. Dus een klassiek studentenleven is aan mij voorbijgegaan. Neemt niet weg dat ik vaak met vrienden uitging en de beste terrassen van de stad kende.
Wat had je op je 21ste wel willen weten?
Dat je niet bij elke gebeurtenis aanwezig hoeft te zijn. Ik was toen zo bang leuke en belangrijke dingen te missen dat ik wel eens te hard ging. Tegenwoordig noemen ze dat fomo, fear of missing out. Dat begrip bestond nog niet, maar het gevoel wel. Ik heb pas later geleerd dat ‘nee zeggen’ ook een optie was.
Wat wens de 21-jarige van vandaag toe?
Doe wat je leuk vindt! Dan kom je er altijd wel. Dat zeggen veel mensen, maar het is ook zo waar.
Hoe ziet Inholland er over 21 jaar uit?
Het zou mooi zijn als studenten meer regie over hun eigen studieloopbaan krijgen. Dan helpt het als ze makkelijker door administratieve processen kunnen lopen. En ook tijdelijke uitstapjes naar een andere onderwijsinstelling in binnen- of buitenland eenvoudiger zijn.