‘Behulpzaamheid zit in mijn karakter’
Ondersteuner van het jaar Petra Ivangh over haar stille kracht
Verrast, blij en trots voelde Petra Ivangh zich toen ze hoorde dat zij dit jaar de winnaar van de Wij Inholland award Ondersteuner van het jaar was. De ambtelijk secretaris van de Hogeschool Medezeggenschapsraad (HMR) van Inholland gloeit nog na van alle feestelijkheden en felicitaties. “Mijn leidinggevende en voorzitter van de raad zijn geregeld complimenteus, maar dat is toch iets anders dan dat ze je voordragen voor deze award. Helemaal leuk was daarna de stroom aan berichten van studenten en collega’s met wie ik heb samengewerkt. Uit de huidige raad maar ook van lang geleden.”
Lovende woorden
“Ik werkte bij een bedrijf in reclameartikelen toen ik solliciteerde als directiesecretaresse bij Ichthus Hogeschool Rotterdam. Inholland bestond nog niet in deze vorm,” vertelt Petra. Ze kan zich niet herinneren waarom ze van baan veranderde. “Dat is al 35 jaar geleden. Na zo’n jaar of vijf kwam ik bij de HMR terecht als ambtelijk secretaris. Een functie die heel goed bij me past. Wat mij betreft, blijf ik dit nog een hele tijd doen.” Gelukkig maar, want iedereen die met Petra werkt, spreekt lovende woorden over haar inzet, accuratesse en betrokkenheid. Studenten en collega's die met haar werken roemen het geduld waarmee ze iedereen te hulp schiet.
In de schijnwerpers staan
Zelf vindt Petra die behulpzaamheid een vanzelfsprekendheid. “Dat zit in mijn karakter. Ik zet graag mensen in hun kracht en blijf daarbij zelf liever wat op de achtergrond. Wat voor mij belangrijk is dat mensen hun werk goed kunnen doen. Dat geldt denk ik voor de meeste ondersteuners. Zelf in de schijnwerpers staan, vind ik niet belangrijk, maar nu ik de award heb gewonnen, voelt dat voor een keer toch wel heel bijzonder.”
Ik zet graag mensen in hun kracht. Wat voor mij belangrijk is dat mensen hun werk goed kunnen doen.
Notitie naar de voorzitter
Petra’s eigen stille kracht is ervoor zorgen dat studenten en collega’s prettig met elkaar samenwerken tijdens de bijeenkomsten van de HMR. “Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk, zowel inhoudelijk als logistiek. Als iedereen op tijd op de hoogte is van agenda en besluitvorming verlopen de bijeenkomsten effectiever.” Dat ze ook nog eens kan buigen op haar jarenlange ervaring, zorgvuldige archivering en goed geheugen, draagt daar zeker aan bij. “Het komt wel eens voor dat ik tijdens een vergadering een notitie naar de voorzitter schuif ter ondersteuning. Het is fijn dat mensen die kennis van me aannemen. Ik zorg er dan ook voor dat ik goed bij blijf in mijn vakgebied. Als er bijvoorbeeld nieuwe informatie van het ministerie komt, zorg ik dat ik dat weet.”
Wisseling van de wacht
“Als ambtelijk secretaris heb ik een onafhankelijke positie, maar omdat ik de HMR ondersteun, ligt mijn hart daar toch wel het meest. Dat heeft vooral te maken met het belang van de raad. Medezeggenschap is gewoon heel belangrijk. Studenten en medewerkers vertegenwoordigen in de raad de stem van medestudenten en collega’s en hebben daarmee invloed op het beleid van Inholland. De raad praat met het College van Bestuur mee over onderwijs, organisatie en financiën.”
Binnenkort zal er wisseling van de wacht plaatsvinden. De termijn van de huidige HMR loopt af en vanaf 1 maart zal een nieuwe raad van start gaan. Tot 19 januari aanstaande kunnen kandidaten zich melden. Als er meer kandidaten dan beschikbare zetels zijn, volgen verkiezingen. In dat geval zal er campagne gevoerd worden. “Ik vind het mooi om te zien dat er steeds weer enthousiaste kandidaten zijn. Sommigen worden met een forse meerderheid van stemmen gekozen. Die hebben echt een goede campagne gevoerd en zichzelf goed zichtbaar gemaakt op de intranetpagina over de verkiezingen.”
Begrip voor elkaar
Voor Petra, die ook nog actief is in het Landelijk Secretarissen Overleg (LSO) met ambtelijk secretarissen van andere centrale raden van hogescholen, is het een drukke tijd. Eerst afscheid nemen van de oude raad en straks nieuwe leden op gang helpen. “Gelukkig blijven er meestal enkele medewerkers voor een extra termijn en dat is fijn voor de continuïteit. De HMR die nu in die afrondende fase zit, heeft trouwens wel een bijzondere start gemaakt. Door corona is deze raad online gestart. Omdat we elkaar nog niet fysiek ontmoet hadden, kwam de echte kennismaking pas maanden later. Het online vergaderen ging op zich goed, maar normaal gesproken worden deze bijeenkomsten gecombineerd met een lunch en borrel waar ook de leden van het college van bestuur aanwezig zijn. De sfeer in die setting draagt echt bij aan meer begrip voor elkaar en elkaars standpunt. Dat heb ik wel gemerkt.”
Slimme toepassingen
Sinds corona is Petra volledig overgestapt naar een digitaal archief. “Ik was tot dat moment die ene collega met een kamer vol archiefkasten. Ik herinner me nog levendig de tijd van printen, kopiëren, stapeltjes maken en enveloppen versturen. Maar nu mailen we zelfs geen enkel vergaderstuk meer. Je kunt ze inzien op onze Sharepointpagina. Ik ben blij dat ik overgestapt ben. En nog steeds investeer ik in beter online werken. Pas nog volgde ik een Outlook-training. Ik realiseerde me dat ik vooral de voor de hand liggende functies gebruikte, maar allerlei slimme toepassingen niet kende. Nu wel.”
