Adviseur digitale informatiehuishouding en archief (recordmanager)

Jouw rol

Als adviseur digitale informatiehuishouding en archief (recordmanager) ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met informatiehuishouding en archivering te maken heeft. Onze hogeschool is in 2024 gestart met een meerjarig project voor de digitalisering van het archief waar jij een intensieve rol in vervult. Informatie uit verschillende applicaties wordt conform bestaande processen gekoppeld en bewaard. Ons archief bestaat uit dossiers zoals het studentendossier en dossiers bestuurszaken. Hierbij passen we principes van zaakgericht werken toe en toegepast op de context van de hogeschool. Dit noemen we dossiergericht werken.

 

Samen met stakeholders uit de organisatie, de functioneel beheerder van het digitaal archief en IVT teams geef je vorm aan de verdere implementatie van deze digitalisering. Zo leer je de organisatie snel kennen en zul je adviseren op noodzakelijke verbeter- of verandertrajecten in processen.

Stakeholdermanagement, de complexiteit van de IT-architectuur en achterliggende processen: daar kom jij helemaal tot je recht. Je deinst niet terug voor ingewikkelde gesprekken met stakeholders die soms hun eigen taal spreken, zoals business en IT, en je weet deze partijen te verbinden en tot gedeeld begrip te brengen.

Signaleren van verbeterpunten, meedenken over slimme oplossingen en zorgdragen dat deze daadwerkelijk uitgevoerd worden is een belangrijk onderdeel van je rol. 

Jouw adviezen maken impact: je begeleidt het besluitvormingsproces bij beleidswijzigingen en laat zien welke implicaties dit heeft voor de informatiehuishouding van onze hogeschool. Zo vertaal je regels en wetgeving naar concrete acties die in de praktijk werken en neem je ons management en onze collega’s mee in de besluitvorming.

Daarnaast coördineer je de expertisegroep informatiehuishouding en archivering, bewaak je de kwaliteit van de digitale archieven en zorg je dat alles toekomstbestendig en bruikbaar blijft. 

Tegelijkertijd ben je actief in landelijke netwerken en overleg je met inspecterende en adviserende instanties, zodat kennis direct terugvloeit naar Inholland.

Samen met collega’s versterk je IVT, de digitale bibliotheek en onze hogeschool elke dag een beetje meer. Jij neemt initiatief, durft voorop te lopen en laat zien dat recordmanagement en informatiehuishouding volop in ontwikkeling is en cruciaal voor een toekomstgerichte organisatie is.

Wie ben jij

Je voelt je thuis in een digitale omgeving, maar werkt net zo graag samen met collega’s. Je schakelt makkelijk tussen thema’s, houdt van vernieuwen, samen bouwen en echt iets bijdragen.

Ons ideaalbeeld van jou:

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo opleiding, aangevuld met kennis van en ervaring met recordmanagement en informatiehuishouding. Een afgeronde opleiding tot recordmanager is een pré, maar ervaring en aantoonbare expertise wegen zwaarder.
• Je hebt ruime kennis van en affiniteit met recordmanagement en informatiehuishouding.
• Je hebt ervaring in het adviseren over informatiehuishoudingprocessen en archivering en begrijpt de impact van beleidswijzigingen.
• Je bent een stevige en volwaardige gesprekspartner die op alle niveaus verbindt, doorpakt en kansen ziet. Je kent de belangrijkste kaders en wetgeving, zoals de Archiefwet, en kunt deze vertalen naar praktische acties.
• Je hebt kennis van of affiniteit met een onderwijsorganisatie en de manier waarop informatie wordt gebruikt.

In de praktijk ben jij: 

• een voorbeeld in communicatie: je brengt ideeën en meningen zowel mondeling als schriftelijk helder en begrijpelijk over.
• een kei in het bevorderen van samenwerking en partnerschap
• soepel in het schakelen tussen rollen en stijlen, waardoor je vertrouwen wint, stakeholders verbindt en hen meeneemt in nieuwe werkwijzen;
• systematisch en efficiënt in het organiseren van je werk, je bent bekend met projectmatig werken, je bewaakt de voortgang van projecten en onderneemt actie wanneer nodig;
• nieuwsgierig en durft verantwoordelijkheid te nemen om processen en dienstverlening te verbeteren.
• niet bang voor complexe IT-structuren en weet de taal van business en IT te verbinden, zodat iedereen elkaar begrijpt en samen de juiste stappen kunt zetten.

Wat bieden wij

• Het betreft een tijdelijk dienstverband van 12 maanden met uitzicht op een vast dienstverband. 
• Een bruto maandsalaris binnen schaal 12 (€ 5761,13 - €7534,61) bij een fulltime dienstverband. Jouw inschaling is afhankelijk van jouw werkpakket, ontwikkelde vaardigheden en opleiding.
• Een werkweek van 32 - 40 uur per week.
• Een goed te bereiken werkplek van Alkmaar tot Rotterdam. Over jouw standplaats overleggen we graag met jou. Regelmatig treffen we elkaar op de locatie Haarlem. Alle gemaakte reiskosten met openbaar vervoer worden 100% vergoed. Je ontvangt een NS Businesscard. Reis je af en toe met eigen vervoer, weet dan dat je hierin beperkt vergoed wordt.
• Een uitbetaling van een vakantietoeslag van 8% in mei.
• Een uitbetaling van een eindejaarsuitkering van 8,3% in december.
• Een thuiswerkvergoeding van €3,40 per thuisgewerkte dag van minimaal 4 uur en een vaste (aanvullende) internetvergoeding van € 10,- netto per maand.
• Een goede pensioenregeling bij ABP (Pensioenfonds voor overheid en onderwijs).
• Een ruime verlofregeling waarin je je eigen keuzes kunt maken. (Bij een fulltime dienstverband én een gekozen werkweekvariant van 40 uur per week heb je jaarlijks 428 verlofuren. Dit zijn 53,5 vakantiedagen, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale en erkende feestdagen).
• Je krijgt ruimte (tijd) en middelen (geld) voor professionele en persoonlijke ontwikkeling. 
• Je bent bij ons verzekerd tegen gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.
• Onze hogeschool volgt de cao hbo, met een uitstekend pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bekijk hier de volledige arbeidsvoorwaarden van Inholland.

Jouw werkomgeving

Bij Informatievoorziening en Technologie (IVT) durf je jezelf te zijn. Je voelt je al snel thuis in onze open, vertrouwde werkomgeving met een diversiteit aan collega’s in een breed werkveld. Je komt terecht in een hecht team waarin we graag zien dat je elkaar stimuleert om telkens dat stapje extra te zetten. Hoe kunnen we studenten en collega’s buiten IVT nog beter faciliteren? Dat is de vraag die de verandering van onze afdeling nu in gang zet. Jij krijgt volop vrijheid en verantwoordelijkheid om invulling te geven aan de plannen van Inholland en jouw specifieke team. We dagen je uit kansen te pakken en vernieuwingen vorm te geven. Het is leren en experimenteren zoals we dat ook van onze studenten vragen. Ook jou bieden we uitgebreide mogelijkheden om een leven lang te leren. Binnen onze hogeschool bieden we je volop support om door te groeien. Daarbuiten kun je meewerken aan leerzame projecten voor onderwijsinnovatie met IT in het hoger onderwijs. En via het samenwerkingsverband IT Circle Nederland kun je kennis delen met andere IT-professionals en zelfs stagelopen. Werken bij IVT is wat jij eruit haalt.

Als je bij ons komt werken, werk je samen met ongeveer 120 gedreven andere collega's dagelijks aan het ondersteunen van onze studenten en collega’s met essentiële voorzieningen. Je krijgt bij ons de ruimte om flexibel te werken. De meeste IVT-collega's werken vanuit huis of op onze locatie in Haarlem. Wil je meer weten over Onderwijs & Innovatie? Bekijk dan hier ons werkgeversverhaal: Werken bij Informatievoorziening en Technologie (IVT (inholland.nl).

Werken bij Hogeschool Inholland: Het verschil zit in jou
Ontwikkelen met een open blik
Werken bij Hogeschool Inholland vraagt om een open blik naar jezelf en jouw omgeving. Je krijgt bij ons de ruimte om jouw unieke talenten verder te ontwikkelen. En talent gaat bij ons niet alleen over wat je kunt: bij Inholland gaat talent ook over wie je bent. Als professional én als mens. Iemand met lef. Passie om bij te dragen aan de ontwikkeling van onze studenten. Een open blik en onderzoekende houding. Je hebt bij onze hogeschool zelf de regie over jouw eigen loopbaan en dat stimuleren we. Omdat jij en jouw talent telt.
Persoonlijk en dichtbij
Onze hogeschool voelt als thuis, een plek waar je jezelf kunt zijn, gekend en gewaardeerd wordt om wie je bent. Onze benadering is persoonlijk, dichtbij en inclusief: iedereen telt mee. En bij alles wat we doen, kijken we hoe we elkaar kunnen aanvullen, helpen groeien, sterker maken.
Bij onze hogeschool word je uitgedaagd om out of the box te denken, kansen te signaleren en te pakken. Zo komen verschillende disciplines, invalshoeken en organisaties samen. En helpen we elkaar om grote uitdagingen aan te gaan en om onszelf én elkaar steeds verder te ontwikkelen, als professional en als mens.